Die Abbildung zeigt eine (anonymisierte) InDesign-Vorlage, aus der ich eine Berichts-Vorlage in Word erstellt habe.

Beispiele Word-Vorlagen meiner Agentur für: Bericht, Brief, Newsletter, Urkunde, Vertrag, Broschüre, Speisekarte, Datasheet

Im Laufe der Jahrzehnte habe ich in meiner Agentur für Word-Vorlagen sehr viele unterschiedliche Templates erstellt. Manchmal kann ich es selbst kaum glauben, dass es doch immer wieder neue Herausforderungen für ganz individuelle Anforderungen gibt, die auf den ersten Blick nicht immer erkennbar sind.

Einige Word-Vorlagen aus den letzten Jahren möchte ich hier kurz vorstellen – teilweise auch etwas ausführlicher, weil umfangreicher und vor allem allgemeingültiger für andere MS Word-Dokumentenvorlagen.

Ich bitte um Verständnis, dass ich alle Vorlagen aus Datenschutzgründen anonymisiert habe.

Flexible Word-Vorlage für einen Bericht nach CD mit einfacher Handhabung

Kundenwunsch war:

Erstellen Sie bitte eine ansprechende Bericht-Word-Vorlage nach unserem CD mit Marginalien am rechten Seitenrand. Das Template sollte viele Optionen für Inhalte ermöglichen, aber trotzdem einfach in der Anwendung sein und reibungslos funktionieren.

Zu programmierende Bestandteile für die Berichts-Word-Vorlage

Eine professionelle Gestaltungsvorlage für das gewünschte Word-Template war nicht vorhanden. Auf Basis bisherige Berichte ermittelte ich mit dem Kunden, welche Bestandteile in der neu zu erstellenden Dokumentenvorlage enthalten sein sollten, zum Beispiel:

optionales Deckblatt
Kopf- und Fußzeilenbereich zwingend mit Logo und einer Texteingabe in der Kopfzeile sowie einer Seitenzahl in der Fußzeile, aber auch Möglichkeiten für optionale Texte in Kopf- und Fußzeile
automatisches Inhaltsverzeichnis mit und ohne Seitenzahlen
automatisches Abbildungsverzeichnis mit Seitenzahlen
automatisches Tabellenverzeichnis mit Seitenzahlen
nummerierte Überschriftsebenen für das Inhaltsverzeichnis
Zwischenüberschrift (nicht in das Inhaltsverzeichnis)
2 Ebenen Aufzählungsebenen im Fließtext
2 nummerierte Ebenen im Fließtext
2 Ebenen Aufzählungsebenen in Tabellen (die andere Textformatierungen als der Fließtext haben)
2 nummerierte Ebenen in Tabellen (die andere Textformatierungen als der Fließtext haben)
Möglichkeiten zur Texthervorhebung wie „wichtig“, „Zitat“, „Rahmentext“
Möglichkeit für ein 2-spaltiges Layout (für kurze Textabschnitte)
Marginalien am rechten Seitenrand
Fußnotenfunktion

Mir war eine möglichst einfache Handhabung der Vorlage wichtiger als ein „ausgefeiltes“ Layout, was umfangreichere Kenntnisse in der Anwendung von MS Word voraussetzen würde.

Daher riet ich zum Beispiel davon ab, einen häufigen Wechsel zwischen einem 1-spaltigen und 2-spaltige Layout vorzunehmen. Dies hätte zahlreiche Abschnittswechsel erfordert, was in der Anwendung Erfahrung bedarf.

Für eine einfachere Handhabung hinterlegte ich neben den programmierten Formatvorlagen, einige Schnellbausteine (zum Beispiel auch eine Format-Tabelle für ein kurzes 2-spaltiges Layout), die in der Word-Vorlage abrufbar sind.

Praktische Anwendung der Word-Vorlage für diesen Bericht

Im folgenden Video zeige ich die einfache Handhabung dieser Word-Vorlage für den eben beschriebenen Bericht:

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Mehr Informationen

Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren

Word-Vorlage für einen 2-seitigen Brief

Wie ich mit einer von mir erstellten Word-Brief-Vorlage einen Geschäftsbrief schreibe, sehen Sie in dem Video „Word macht Freude“.

Word-Vorlage für einen Newsletter – flexibel und einfach anzuwenden

Ausgangssituation:

Eine Agentur hat für ihren Kunden ein individuelles, frisches Layout für einen monatlichen Newsletter entworfen. Das Problem: Die Mitarbeiter arbeiten mit Microsoft Word und nicht mit InDesign, benötigen also eine Word-Vorlage für diesen Newsletter.

Eine reizvolle Aufgabe für mich: Eine passgenaue, funktionale Word-Vorlage entwickeln – und zwar so, dass das Layout erhalten bleibt und die Bedienung im Alltag leicht von der Hand geht.
(Relevante Elemente habe ich hier im Beispiel anonymisiert.)

3-teiliger Aufbau des Newsletters und Vorgaben für die Word-Vorlage

Teil 1 – Seite 1: Persönliches Anschreiben (optional)

Teil 2 – Seiten 2 + 3: Hauptteil des Newsletters

Startet mit einem Deckblatt und geht insgesamt über zwei Seiten.
Eingabefelder für Überschriften und Texte sind schon vorbereitet.
Der linke Text fließt elegant um eine Kurzinfo-Box auf der rechten Seite.
Beim Befüllen der Info-Box passt sich diese automatisch der Textmenge an.
Erreicht man das Seitenende, erstellt Word automatisch eine Folgeseite.
Oder man setzt selbst einen Seitenumbruch, wie ich dies hier zur Veranschaulichung für Seite 2 gemacht habe.
Auf Seite 2 erscheinen automatisch ein Teamfoto und ein fester Text in der Kopfzeile (bei Bedarf anpassbar).
Das Layout ist zweispaltig, der Spaltenumbruch erfolgt automatisch oder manuell. Das Bild wird sauber vom Text umflossen.
In der Fußzeile dieser Newsletter-Seite befindet sich ein Steuerfeld für ein wählbares Datum aus dem Kalenderblatt, das den aktuellen Bearbeitungsstand anzeigt.

Teil 3 – Seiten 4: Abschluss-Seite

Diese Newsletter-Vorlage kommt mit wenigen Formatvorlagen aus. Die größte Herausforderung war, die Struktur mit Abschnittswechseln sowie den passenden Kopf- und Fußzeilen so anzulegen, dass alles einfach und fehlerfrei funktioniert – das Löschen von Seite 1, die Kopf- und Fußzeilen in Kombination mit Bild/Text sowie umlaufendem Text und natürlich die automatischen Seitenzahlen.

Praktische Anwendung der Word-Vorlage für diesen Newsletter

Im folgenden Video erstelle ich einen Newsletter auf Basis der von mir erstellten Word-Vorlage:

Mehr Informationen

Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren

Word-Vorlage für eine Urkunde – mit Bearbeitungsschutz und trotzdem anwenderfreundlich

Ausgangssituation:

Für eine Kirchengemeinde erstellte eine Grafikerin ein ästhetisches Urkunden-Layout zu verschiedenen Anlässen. Meine Aufgabe war, dieses Layout aus InDesign in Word-Vorlagen für Urkunden zu übertragen – und zwar so, dass nur die variablen Daten ausfüllbar sind. Es sollte verhindert werden, dass Texte bewusst oder unbewusst verändert bzw. verschoben werden. Der Druck aus Word erfolgte auf Urkunden-Papier mit vorgedrucktem Passepartout.

Die besondere Herausforderung bei diesen Urkunden-Vorlagen war, dass nicht „nur“ Formularfelder ausfüllbar sein sollten – da auch Ausnahmen für den Bearbeitungsschutz vorgesehen waren.

Beispielsweise musste berücksichtigt werden, dass der Name im Titel sehr unterschiedlich lang sein kann und trotzdem einzeilig bleiben sollte. Hier wurden unterschiedliche Schriftgrößen, die über Formatvorlagen zuweisbar sind, benötigt. So war das einfache Ausfüllen des Feldes nicht ausreichend.

Und der Name der Kirche sollte für einige (wissende) Anwender auch anpassbar sein. Diese Änderungsmöglichkeit durfte also nicht offensichtlich sein, nicht als ausfüllbares Feld kenntlich gemacht sein.

Diese Einschränkungen des Schutzes der Bearbeitung der Word-Dokumente verhinderten eine einfache Formularerstellung und erforderte kleine „Umwege“, Workarounds bei der Vorlagen-Erstellung für diese Urkunden.

Meine Vorgehensweise und das Ergebnis am Beispiel der Word-Vorlage für die Paten-Urkunde

Mittels einer Tabelle habe ich das Raster für die Word-Vorlagen der Urkunden präzise definiert.
Auszufüllende Felder in der Urkunden-Vorlage sind durch die Platzhalter-Hervorhebung sofort erkennbar.
Alle übrigen Inhalte sind gegen Bearbeitung geschützt.
Für den Titel stehen drei verschiedene Schriftgrößen in den Formatvorlagen zur Auswahl. Damit lassen sich sowohl kurze als auch längere Namen problemlos einfügen.
Fixierte Tabellenzeilen und angepasste Textausrichtungen sorgen dafür, dass auch längere Eingaben bei Änderung des Kirchennamens und vor allem beim Taufspruch unkompliziert möglich sind.
Der große, rote Hinweistext markiert die Position des Siegels. Dieser Text wird selbstverständlich nicht mitgedruckt.
Die Seitenränder sind so angelegt, dass sie genau zum vorgesehenen Passepartout passen.

So entstand eine geschützte und doch flexible, aber vor allem auch einfach nutzbare Word-Vorlage für Urkunden, die das ursprüngliche Layout bewahrt und gleichzeitig eine sichere und unkomplizierte Dateneingabe ermöglicht.

Praktische Anwendung der Word-Vorlage für eine Urkunde

Im folgenden Video erstelle ich eine Urkunde auf Basis der von mir erstellten Word-Vorlage, die nur eine gezielte Bearbeitung zulässt.

Mehr Informationen

Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren

Word-Vorlage für einen Vertrag – unabdingbar: sauber programmierte Listenebenen

Ein zentraler Bestandteil von Word-Vorlagen für einen Vertrag ist mindestens eine sauber aufgebaute, mehrstufig nummerierte Liste mit mehreren Ebenen. Diese Liste in Word muss so programmiert sein, dass die Nummerierung automatisch und durchgehend korrekt erfolgt – inklusive der passenden Trennzeichen wie Paragraphenzeichen, Punkten, Klammern oder auch Sonderformen wie „aa)“ (zum Beispiel in juristischen Verträgen).

Jede Listenebene kann dabei zusätzliche Funktionen haben: etwa die automatische Aufnahme ins Inhaltsverzeichnis oder den Bezug zur übergeordneten Ebene. Auch das Layout des Vertrages sollte zur Verständlichkeit beitragen und einer Logik folgen.

Die von Word mitgelieferten Standard-Listen sind dafür in der Praxis oft ungeeignet. Zum einen entsprechen sie selten den gewünschten Strukturen, zum anderen funktionieren sie nicht zuverlässig.

Deshalb meine klare Empfehlung: eine eigene Liste mit mehreren Ebenen mit einem exakt definierten Listentyp erstellen – dieser kann nachträglich auch noch bearbeitet werden.

Beispiel einer juristischen Vertrags-Word-Vorlage

Zur Veranschaulichung habe ich ein anonymisiertes Beispiel einer von mir erstellten Word-Vertrags-Vorlage für eine Anwaltskanzlei vorbereitet, an dem ich die Vorgehensweise zeige.

Jeder Vertrag wird zunächst einmal als Entwurf geschrieben und dies wird als Wasserzeichen oder wie hier in der Kopfzeile auch hervorgehoben dargestellt
In der Fußzeile befinden sich die aktuelle sowie die Gesamt-Seitenzahl sowie auf Kundenwunsch der aktuelle Dateiname.
Angaben zum Entwurf sowie Dateinamen können jederzeit wieder gelöscht werden – zum Beispiel nach Fertigstellung des Vertrages in Word.
Auf dem Deckblatt sind wiederkehrende Angaben bereits eingetragen und für die variablen Daten Felder zum Ausfüllen angelegt.
In diesem Beispiel wird aus zwei Listen-Ebenen ein Inhaltsverzeichnis erstellt, das auf Seite 2 einen Überblick zum Vertrag gibt und das schnelle Auffinden einzelnen Punkte ermöglicht.
Auf Seite 3 beginnt der eigentliche Inhalt des Vertrages. Fixe Angaben sind auch hier bereits eingetragen. Der Vertragsinhalt wird mit 7 Listenebenen erstellt. Diese sind in den Formatvorlagen deutlich erkennbar und leicht auswählbar.
- Die oberste Ebene (und zugleich erste Verzeichnisebene für das Inhaltsverzeichnis) wird als Überschrift mit römischen Ziffern, versalen Buchstaben in Fett und zentrierter Ausrichtung dargestellt – diese Darstellung erfolgt mit einem Mausklick.
- Die nächste Ebene ist eine Unterüberschrift mit arabischer Ziffer, Buchstaben in Fett und linksbündiger Ausrichtung – ein Mausklick auf die Formatvorlage „1. Ziffer“ genügt.
- Es folgen 5 mögliche Ebenen in vorgegebener Abstufung - wie in der Vorschau in den Formatvorlagen zu erkennen und selbstverständlich per Klick zuweisbar.
Die Word-Vorlage besteht zwar nur aus 4 Seiten, aus denen aber „im Handumdrehen“ hunderte formatiert werden können – im einheitlichen, chronologisch aufgebauten Listen-Layout.
Auch die letzte Seite ist weitestgehend vorausgefüllt. Angaben zu Anlagen und vor allem der Unterschriftsbereich sind einfach über die Steuerfelder ausfüllbar.

Nach über 10 Jahren ist es wieder an der Zeit für eine neue Website.
Der Aufbau ist in vollem Gange – bitte haben Sie Verständnis dafür, dass noch nicht alles fertig ist.

Bis dahin lade ich Sie herzlich ein, auch einen Blick auf meine alte Website zu werfen
oder mich direkt zu kontaktieren: info@aufklick.de

Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Interesse!