BrĂĽckenbau
vom InDesign-Layout
zum Word-Dokument
Perfekt, dann sind Sie bei mir genau richtig. Denn, wo Adobe endet, fängt meine Arbeit an – ich bin Ihre Brückenbauerin zwischen kreativem Design und praxisnaher Anwendung in MS Word – ich liebe es, Ihre Dateien aus InDesign in Word-Vorlagen umzuwandeln – oder natürlich auch aus einem PDF zu Word.
Ihre kreativen Layouts für Briefe, Berichte, Protokolle, Newsletter, Produktblätter, Lebensläufe etc. liegen vor. Und nun? In Ihren Büros arbeitet kaum jemand mit InDesign. Dafür aber fast alle mit MS Word. Und das entwickelte Firmenlayout soll sich selbstverständlich auch im Büroalltag wiederfinden – und zwar praxisnah und einfach nutzbar. Wie sollen also diese Dokumente praktikabel einsetzbar sein? Und hier beginnt die Herausforderung.
InDesign als Word zu exportieren, einfach umzuwandeln ist auf Knopfdruck leider nicht möglich. Aufwendig könnte man vielleicht einige Formatvorlagen exportieren. Doch das ist nur ein kleiner Teil der Lösung. Zu einer echten Word-Vorlage gehört erstaunlich mehr (wie hier zu lesen). Sie muss strukturiert, logisch und definitiv anwenderfreundlich aufgebaut sein.
Die wenigsten Grafiker mögen Microsoft Word – sehr verständlich – ist es doch eine ganz andere Welt, bedarf es einer ganz anderen Herangehensweise, anderen Denke.
Hier komm ich in’s Spiel – denn ich kann dieses Problem lösen!
PDF oder InDesign zu Word umwandeln
Hier komm ich in’s Spiel – denn ich kann dieses Problem lösen!
PDF oder InDesign zu Word umwandeln
Ich baue die Brücke zwischen der Kreativität Ihrer Grafik-Agentur und dem Büroalltag – mit viel Erfahrung kann ich InDesign in Word-Vorlagen umwandeln. Nicht auf Knopfdruck, aber praxisnah, durchdacht und so anwenderfreundlich wie möglich.
Und mit Know-how sowie einem Blick für’s Detail komme ich mit der individuell programmierten Word-Vorlage dem PDF- bzw. InDesign-Original erstaunlich nah.
Leider setzt MS Word manchmal doch kleine Grenzen. Aber dies können wir zum einen im Vorfeld besprechen und zum anderen gibt es zu jeder Vorlage ein kurzes HowTo für den End-Anwender. Bei umfangreicheren Word-Templates erstelle ich auch gern eine ausführliche Anleitung – doch dies ist in den seltensten Fällen notwendig.
Alle relevanten Layoutinfos ĂĽbernehme ich aus InDesign, was einfacher und genauer ist als der Umweg ĂĽber ein PDF. Bilder und Grafiken finde ich in der Regel ebenfalls in den offenen Dateien und passe sie ggf. den Word-BedĂĽrfnissen an.
Bei der Erstellung der Word-Vorlage achte ich neben der möglichst exakten Übernahme des Layouts auch auf Gegebenheiten im Büroalltag.
MS Office-Templates nenne ich gern „lebende Dokumente“.
Warum? Weil mit Word-Vorlagen tagtäglich unterschiedlichste Dokumente erstellt, aber vor allem auch immer wieder geändert, angepasst werden – es häufig ein langer Prozess ist, bis die Datei endgültig als PDF exportiert oder gedruckt wird. Und manchmal wird eine Word-Dokumentenvorlage auf die Schnelle auch anders eingesetzt als vorgesehen und entsprechend manuell angepasst. Sie führt also meist bei jedem End-Anwender ein Eigenleben – auch wenn dies eigentlich nicht gewollt ist – die Praxis zeigt es aber immer wieder.
Eine winzige Einstellung mit groĂźer Wirkung:
So kann der Betreff einer Brief-Vorlage beispielsweise schnell mal für eine große Headline „Schüler-Praktikumszeugnis“ verwendet werden. Und schon kann der Zeilenabstand problematisch werden:
Dieser wird in InDesign fast immer punktgenau angegeben. Für ein „festes“, fertiges Dokument völlig verständlich und korrekt. In einer Word-Vorlage im Büroalltag mit „lebenden“ Dokumenten könnte dies manchen Anwender zur Verzweiflung bringen. Hier ist die Einstellung „Mehrfach“ die bessere Lösung – natürlich ohne sichtbare Layoutabweichung.
So sieht mehrzeilige Text mit einem ZAB „Genau“ in unterschiedlichen Schriftgrößen aus:
So sieht mehrzeilige Text mit einem ZAB „Mehrfach“ in unterschiedlichen Schriftgrößen aus:
Ich denke mit und habe stets die Dokumentenvorlage als Ganzes im Blick, ihren zukĂĽnftigen Einsatz – wie oben beschrieben: Microsoft Word-Templates als „lebende Dokumente“.
Zum Beispiel die Vollständigkeit einer Word-Brief-Vorlage. Es kommt immer wieder vor, dass nur Seite 1 gestaltet wird. In der Praxis sind Briefe allerdings häufig mehrseitig und eine passende Seite 2 ff. wirkt viel professioneller als ein weißes Blatt. Anschließend ergibt sich auch das nicht unwichtige Thema Seitenzahlen in der Brief-Vorlage.
Oder ein anderes Beispiel: So ansprechend randlose Elemente wirken … und als PDF auf dem Monitor hervorragend aussehen. Doch wie kommen sie aus dem BĂĽrodrucker? Die wenigsten drucken randlos. Dies wird besonders kritisch, wenn sich relevante Informationen im sogenannten Druckerrand befinden.
Ein Blog-Beitrag zu Word-Briefvorlagen ist in Planung – schauen Sie gern wieder vorbei.
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