BrĂĽckenbau
vom InDesign-Layout
zum Word-Dokument

Sie möchten ein Layout aus einem PDF oder InDesign in eine Word-Vorlage umwandeln lassen?

Perfekt, dann sind Sie bei mir genau richtig. Denn, wo Adobe endet, fängt meine Arbeit an – ich bin Ihre Brückenbauerin zwischen kreativem Design und praxisnaher Anwendung in MS Word – ich liebe es, Ihre Dateien aus InDesign in Word-Vorlagen umzuwandeln – oder natürlich auch aus einem PDF zu Word.

Warum eigentlich PDF oder InDesign in Word umwandeln?
Und funktioniert das überhaupt präzise, professionell und praxisnah?

Ihre kreativen Layouts für Briefe, Berichte, Protokolle, Newsletter, Produktblätter, Lebensläufe etc. liegen vor. Und nun? In Ihren Büros arbeitet kaum jemand mit InDesign. Dafür aber fast alle mit MS Word. Und das entwickelte Firmenlayout soll sich selbstverständlich auch im Büroalltag wiederfinden – und zwar praxisnah und einfach nutzbar. Wie sollen also diese Dokumente praktikabel einsetzbar sein? Und hier beginnt die Herausforderung.

InDesign als Word zu exportieren, einfach umzuwandeln ist auf Knopfdruck leider nicht möglich. Aufwendig könnte man vielleicht einige Formatvorlagen exportieren. Doch das ist nur ein kleiner Teil der Lösung. Zu einer echten Word-Vorlage gehört erstaunlich mehr (wie hier zu lesen). Sie muss strukturiert, logisch und definitiv anwenderfreundlich aufgebaut sein.

Die wenigsten Grafiker mögen Microsoft Word – sehr verständlich – ist es doch eine ganz andere Welt, bedarf es einer ganz anderen Herangehensweise, anderen Denke.

Erste Kundenstimme: Vielen Dank für das nette Telefonat und das gute Gefühl, bei Ihnen in den besten Händen zu sein. Anbei sende ich Ihnen das offene InDesign-Dokument und eine Übersicht über die Corporate Colours. Wir freuen uns auf das erste Dokument zum Testen. Zweite Kundenstimme: Vielen Dank schon mal für deine tolle Umsetzung bisher. Ein super Gespür für Auge & Inhalt. Macht mir sehr viel Spaß, hier wieder mit Dir zusammenzuarbeiten!

Hier komm ich in’s Spiel – denn ich kann dieses Problem lösen!
PDF oder InDesign zu Word umwandeln

Meine Stärken verbinden:
Technisches Know-how mit einem Auge für’s Detail

Ich baue die Brücke zwischen der Kreativität Ihrer Grafik-Agentur und dem Büroalltag – mit viel Erfahrung kann ich InDesign in Word-Vorlagen umwandeln. Nicht auf Knopfdruck, aber praxisnah, durchdacht und so anwenderfreundlich wie möglich.

Und mit Know-how sowie einem Blick für’s Detail komme ich mit der individuell programmierten Word-Vorlage dem PDF- bzw. InDesign-Original erstaunlich nah.

Leider setzt MS Word manchmal doch kleine Grenzen. Aber dies können wir zum einen im Vorfeld besprechen und zum anderen gibt es zu jeder Vorlage ein kurzes HowTo für den End-Anwender. Bei umfangreicheren Word-Templates erstelle ich auch gern eine ausführliche Anleitung – doch dies ist in den seltensten Fällen notwendig.

Alle relevanten Layoutinfos ĂĽbernehme ich aus InDesign, was einfacher und genauer ist als der Umweg ĂĽber ein PDF. Bilder und Grafiken finde ich in der Regel ebenfalls in den offenen Dateien und passe sie ggf. den Word-BedĂĽrfnissen an.

InDesign zu Word

Bei der Erstellung der Word-Vorlage achte ich neben der möglichst exakten Übernahme des Layouts auch auf Gegebenheiten im Büroalltag.

MS Office-Templates nenne ich gern „lebende Dokumente“.

Warum? Weil mit Word-Vorlagen tagtäglich unterschiedlichste Dokumente erstellt, aber vor allem auch immer wieder geändert, angepasst werden – es häufig ein langer Prozess ist, bis die Datei endgültig als PDF exportiert oder gedruckt wird. Und manchmal wird eine Word-Dokumentenvorlage auf die Schnelle auch anders eingesetzt als vorgesehen und entsprechend manuell angepasst. Sie führt also meist bei jedem End-Anwender ein Eigenleben – auch wenn dies eigentlich nicht gewollt ist – die Praxis zeigt es aber immer wieder.

Eine winzige Einstellung mit groĂźer Wirkung:
So kann der Betreff einer Brief-Vorlage beispielsweise schnell mal für eine große Headline „Schüler-Praktikumszeugnis“ verwendet werden. Und schon kann der Zeilenabstand problematisch werden:
Dieser wird in InDesign fast immer punktgenau angegeben. Für ein „festes“, fertiges Dokument völlig verständlich und korrekt. In einer Word-Vorlage im Büroalltag mit „lebenden“ Dokumenten könnte dies manchen Anwender zur Verzweiflung bringen. Hier ist die Einstellung „Mehrfach“ die bessere Lösung – natürlich ohne sichtbare Layoutabweichung.

Ich bin einfach schwer beeindruckt! Die Vorlagen sind ganz fantastisch, sowohl in ihrer optischen Umsetzung, aber auch in der Einfachheit der Anwendung, einfach der Hammer. Danke fĂĽr deine fantastische Arbeit. Habe den Zeilenumbruch auch nochmal geprĂĽft und bei mir ist bei keiner der Vorlagen etwas verschoben, also scheint es zu funktionieren.

So sieht mehrzeilige Text mit einem ZAB „Genau“ in unterschiedlichen Schriftgrößen aus:

Für Word empfiehlt sich der ZAB "Genau" NCIHT, da sich dann der ZAB bei Änderung der Schriftgröße auch nicht anpasst und der Text besonders bei Vergrößerung der Schrift nicht mehr lesbar wird.

So sieht mehrzeilige Text mit einem ZAB „Mehrfach“ in unterschiedlichen Schriftgrößen aus:

Für Word empfiehlt sich der ZAB "Mehrfach" statt "Genau", da sich dann der ZAB bei Änderung der Schriftgröße anpasst.

Also nicht nur schön, sondern auch durchdacht:
Word-Vorlagen aus PDF oder InDesign mit Weitblick auf ihr „zukünftiges Leben“

Ich denke mit und habe stets die Dokumentenvorlage als Ganzes im Blick, ihren zukĂĽnftigen Einsatz – wie oben beschrieben: Microsoft Word-Templates als „lebende Dokumente“.

Zum Beispiel die Vollständigkeit einer Word-Brief-Vorlage. Es kommt immer wieder vor, dass nur Seite 1 gestaltet wird. In der Praxis sind Briefe allerdings häufig mehrseitig und eine passende Seite 2 ff. wirkt viel professioneller als ein weißes Blatt. Anschließend ergibt sich auch das nicht unwichtige Thema Seitenzahlen in der Brief-Vorlage.

Oder ein anderes Beispiel: So ansprechend randlose Elemente wirken … und als PDF auf dem Monitor hervorragend aussehen. Doch wie kommen sie aus dem BĂĽrodrucker? Die wenigsten drucken randlos. Dies wird besonders kritisch, wenn sich relevante Informationen im sogenannten Druckerrand befinden.

Ein Blog-Beitrag zu Word-Briefvorlagen ist in Planung – schauen Sie gern wieder vorbei.

Es wird deutlich, wie wichtig es ist, frĂĽhzeitig – bereits bei der Layoutentwicklung – an den späteren Einsatzzweck der Dokumente zu denken. Wenn also schon bei der Layout-Entwicklung klar ist, dass später dieses InDesign-Layout als Word-Vorlage programmiert wird, empfehle ich, u. a. folgende Punkte zu beachten:

5 praktische Tipps
fĂĽr die Layout-Entwicklung in InDesign fĂĽr Word-Templates

Diese Liste lässt sich fortsetzen. NatĂĽrlich ist jede Vorlage individuell – und je nach Einsatzzweck braucht es unterschiedliche Lösungen. Ich möchte nur sensibilisieren, dass Korrekturrunden vermieden werden können, wenn bereits vor der endgĂĽltigen Abstimmung, die Umsetzung des Layouts mit MS Word geprĂĽft wird.
Erste Kundenstimme: Vielen Dank! Ich wusste ja schon immer, dass Sie zaubern können :) Es hat wirklich einen riesen Effekt, sieht viel sauberer aus. Zweite Kundenstimme: Vielen, vielen Dank! Für mein Laienauge war das kurze „Herumprobieren“ ganz direkt gesagt fast schon magisch. Sehr cool, wie du mit Word herumzauberst!
Beispiele meiner Zauberei finden Sie unter dem Menüpunkt „Word-Vorlagen Beispiele“

Sehr gern zaubere ich auch fĂĽr Sie!